Daten auf Papier

Daten sicher vernichten - Datenträger Papier

Trotz zunehmender Digitalisierung in Unternehmen werden personenbezogene Daten oftmals noch immer in Papierform erhoben, sei es durch ausgefüllte Formulare, Verträge oder ausgedruckter E-Mails. Auch Visitenkarten stellen personenbezogene Daten in Papierform dar.

Durch das in Kraft treten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist die Entsorgung bzw. Vernichtung dieser personenbezogenen Daten genau geregelt. Dies gilt bei der Entsorgung alter Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (Daten aufbewahren) oder auch bei Inanspruchnahme des Rechts auf Löschung der Daten.

Daten auf Papier vernichten - Vorgehensweise

Die DSGVO schreibt vor, dass Daten auf Papier in einer Art und Weise vernichtet werden müssen, dass deren Inhalt nicht rekonstruiert werden kann.

Das bedeutet, es ist nicht ausreichend, die Daten in den Papierkorb zu werfen oder zu zerreißen. Damit sind die Daten noch immer für Unbefugte zugänglich und einsehbar. Insbesondere wenn sie nur grob oder gar nicht zerrissen im Papierkorb landen. Diese Form der Entsorgung ist somit nicht datenschutzkonform, da die Daten wiederhergestellt werden können.

Um Daten auf Papier DSGVO-konform zu löschen, müssen diese in einer Form vernichtet werden, die eine Rekonstruktion unmöglich macht. Hier spielen vor allem die Schutzklassen und Sicherheitsstufen der Daten eine Rolle, das heißt, es muss festgelegt werden, wie hoch der Schutzbedarf der Daten ist, um diese in der korrekten Sicherheitsstufe zu vernichten. Je höher der Schutzbedarf, desto höher die zu wählende Schutzklasse. Eine detaillierte Beschreibung von Schutzklassen und Sicherheitsstufen finden Sie auf unserer Seite Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

Welche Daten auf Papier vernichten?

Enthalten Dokumente und Unterlagen in Papierform sensible Daten bzw. persönliche Daten, müssen diese vernichtet werden. Das schreibt die DSGVO vor. Auch Privathaushalte sollten Unterlagen mit sensiblen, persönlichen Daten vernichten, denn Datenmissbrauch findet auch im Privaten statt. Folgende Dokumente bzw. Daten auf Papier mit folgenden Inhalten müssen vernichtet werden:

Dokumente mit Name/Adresse
Kontoauszüge
Generell Bankdaten
Passwörter
Rechnungen
E-Mailadressen
Medizinische Daten
Etc.

Eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen für private- und Geschäftsdokumente, finden Sie auf unserer Seite.

Daten auf Papier vernichten - Was muss beachtet werden?

Wenn Daten auf Papier vernichtet werden, müssen einige Punkte beachtet werden. Diese unterliegen auch nach der Vernichtung der Einsicht und dem Einblick Unbefugter (Dritter). Hier liegt vor allem ein Risiko in der nicht fachgerechten Vernichtung der Papierdaten, bspw. indem diese in einem Papierkorb entsorgt werden. Ein weiteres Risiko liegt aber auch in der externen Vernichtung von Daten, das bedeutet, dass ein externes Unternehmen mit der Vernichtung der personenbezogenen Daten auf Papier beauftragt wird. Denn bis zur tatsächlichen Vernichtung der Daten liegt das Risiko weiterhin beim Unternehmen. Eine ausführliche Gegenüberstellung der internen vs. externen Vernichtung können Sie auf der Seite interne vs. externe Datenvernichtung nachlesen.

Daher empfiehlt es sich, Daten in Papierform direkt am Ort der Entstehung, bzw. Nutzung der Daten zu vernichten, das bedeutet das Papier schreddern (bspw. im Büro, am Arbeitsplatz). Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass die Daten nicht in fremde, unbefugte Hände gelangen. Um das Papier zu schreddern, empfehlen wir die Anschaffung eines DSGVO-konformen Aktenvernichters für das Büro.

Gerade im Homeoffice ist die Gefahr der Dateneinsicht durch unbefugte Dritte sehr groß. Daher sollte auch das Homeoffice mit einem DSGVO-konformen Aktenvernichter ausgestattet werden, sobald personenbezogene Daten in Papierform verarbeitet werden.

Was es außerdem zum Thema Datenschutz im Homeoffice zu beachten gibt, können Sie auf der Seite Datenschutz im Homeoffice nachlesen.

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Welcher Aktenvernichter?

Um Dokumente und Unterlagen mit sensiblen, persönlichen Daten DSGVO-konform zu vernichten, ist die Nutzung eines geeigneten Aktenvernichters notwendig. Hier gibt es Aktenvernichter mit Partikelschnitt (Kreuzschnitt) und Aktenvernichter mit Streifenschnitt. Für eine DSGVO-konforme Datenvernichtung in Papierform, empfehlen die HSM-Experten einen Aktenvernichter mit Partikelschnitt (Kreuzschnitt). Eine genaue Beschreibung dieser beiden Schnittvarianten und was es bei der Wahl eines geeigneten Aktenvernichters sonst noch zu beachten gilt, finden Sie in unserem Produktberater.