бумажные носители информации

Безопасное уничтожение данных - бумажные носители информации

Несмотря на растущую цифровизацию компаний, персональные данные часто все еще собираются в бумажном виде, будь то заполненные формы, контракты или распечатанные электронные письма. Даже визитные карточки представляют собой личные данные в бумажном виде.

В связи с вступлением в силу в 2018 году Общего регламента по защите данных (GDPR) утилизация или уничтожение этих персональных данных точно регламентирована. Это касается утилизации старых файлов после истечения сроков хранения (сохранения данных), а также в случае, если заявлено право на удаление данных.

Уничтожение данных на бумаге - процедура

GDPR предусматривает, что данные на бумаге должны быть уничтожены таким образом, чтобы их содержание не могло быть восстановлено.

Это означает, что недостаточно просто выбросить данные в корзину для мусора или разорвать их. При этом данные все равно остаются доступными и просматриваемыми неавторизованными лицами. Особенно если они оказываются в корзине для мусора, только грубо порванными или вообще не порванными. Поэтому такая форма утилизации не соответствует требованиям защиты данных, так как данные могут быть восстановлены.

Чтобы удалить данные на бумаге в соответствии с GDPR, они должны быть уничтожены в такой форме, которая делает невозможным их восстановление. Здесь играют роль классы защиты и уровни безопасности данных, т.е. необходимо определить, насколько высоки требования к защите данных, чтобы уничтожить их на соответствующем уровне безопасности. Чем выше требования к защите, тем выше должен быть выбран класс защиты. Подробное описание классов защиты и уровней безопасности можно найти на нашей странице Классы защиты и уровни безопасности.

Какие бумажные данные необходимо уничтожать?

Если бумажные документы и документация содержат конфиденциальные данные или персональные данные, они должны быть уничтожены. Это предписано Общим регламентом защиты персональных данных (GDPR). Частные домашние хозяйства также должны уничтожать документы с личными данными деликатного характера, потому что злоупотребление данными также имеет место в частной жизни. Нижеприведённые документы / данные на бумаге следующего содержания должны быть уничтожены:

Документы с именем / адресом
Банковские выписки
Банковские данные вообще
Пароли
Счета
Адреса электронной почты
Медицинские данные
и т. п.

Вы сможете найти обзор сроков хранения личных и деловых документов на нашем веб-сайте.

Уничтожение данных на бумаге - что необходимо учитывать?

При уничтожении данных на бумаге необходимо соблюдать некоторые моменты. Они могут быть проверены и просмотрены неуполномоченными лицами (третьими лицами) даже после уничтожения. Основной риск здесь заключается в неправильном уничтожении бумажных данных, например, путем выбрасывания их в корзину для мусора. Другой риск заключается во внешнем уничтожении данных, что означает, что уничтожение персональных данных на бумаге поручается внешней компании. Это связано с тем, что риск остается за компанией до тех пор, пока данные фактически не будут уничтожены. Подробное сравнение внутреннего и внешнего уничтожения можно прочитать на странице Внутреннее и внешнее уничтожение данных.

Поэтому рекомендуется уничтожать данные в бумажном виде непосредственно в том месте, где они были созданы или использованы, т.е. уничтожать бумагу (например, в офисе, на рабочем месте). Это единственный способ гарантировать, что данные не попадут в руки неуполномоченных лиц. Для измельчения бумаги мы рекомендуем приобрести для офиса шредер, соответствующий требованиям DSGVO.

Особенно в домашнем офисе опасность того, что данные могут быть просмотрены неавторизованными третьими лицами, очень высока. Поэтому домашний офис также должен быть оснащен уничтожителем документов, соответствующим требованиям DSGVO, как только персональные данные будут обрабатываться в бумажном виде.

Подробнее о защите данных в домашнем офисе вы можете прочитать на странице Защита данных в домашнем офисе.

Найдите подходящий уничтожитель документов HSM, соответствующий вашим требованиям!

Какой шредер?

Чтобы уничтожить документы с конфиденциальными личными данными в соответствии с GDPR, необходимо использовать подходящий уничтожитель бумаги. Существуют шредеры с перекрёстной резкой (поперечной резкой) и шредеры с продольной резкой. Для уничтожения данных в бумажной форме в соответствии с GDPR специалисты HSM рекомендуют шредер с перекрёстной резкой (поперечной резкой). Подробное описание этих двух вариантов резки, а также то, что ещё следует учитывать при выборе подходящего шредера для документов, можно найти в нашем Каталоге советов по выбору шредера.