Organizzazione dell'ufficio: Consigli per un posto di lavoro ordinato

Come spesso accade nella vita, l'ordine è anche la chiave del successo in ufficio. La sfida di creare ordine sul posto di lavoro può diventare un compito importante. È quindi meglio non far nascere alcun disordine. I nostri consigli e trucchi ti aiuteranno a organizzare il tuo ufficio.

Riordinare l'ufficio: ecco gli ostacoli da superare

Una cosa è chiara, anche in ufficio: L'ordine è d'obbligo. In effetti, una chiara struttura di archiviazione è molto importante, soprattutto in ufficio. Questo è l'unico modo per rispettare le scadenze, organizzare e condurre importanti riunioni con i clienti e recuperare i documenti.

Ci sono tre aree dell'organizzazione dell'ufficio a cui dovresti prestare particolare attenzione.

Consiglio #1: Ordine in ufficio attraverso la gestione del tempo

Non per niente si dice che "il tempo è denaro"! Affinché un'azienda funzioni senza problemi, tutti i processi di lavoro devono essere progettati per essere il più efficaci ed efficienti possibile. Questo fa risparmiare tempo e risorse.

La pianificazione del tempo è uno degli strumenti più importanti per l'organizzazione sul posto di lavoro. Gli uffici di solito hanno un sistema di calendario (virtuale) in cui vengono memorizzate le date e le scadenze importanti. Inoltre, è importante che i datori di lavoro lascino ai loro dipendenti abbastanza tempo per creare ordine in ufficio. Questo non include solo mettere la tazza di caffè nella lavastoviglie alla fine della giornata di lavoro. Anche l'inserimento dei dati e l'archiviazione dei documenti non devono essere trascurati.

Consiglio #2: Ordine alla scrivania grazie a sistemi di archiviazione ben studiati

Un'altra sfida per l'ordine in ufficio: archiviare documenti e file. A questo punto, un sistema di archiviazione adeguato aiuta l'organizzazione. Perché sul posto di lavoro in ufficio, non ci sono solo dati digitali, ma ancora molti file in formato cartaceo. Per ordinare i file e organizzare i documenti in ufficio, le seguenti strategie si sono dimostrate efficaci:

Sistemi di cartelle con cartelline di diversi colori e fogli di file
Diversi vassoi o cesti di archiviazione per smistare i documenti in arrivo
Etichettatura accurata di cartelle e scomparti di archiviazione e uso di sistemi di colori

Consiglio #3: Organizzare l'ufficio con l'aiuto di soluzioni software

A causa dell'avanzare della digitalizzazione, molti uffici fanno sempre meno affidamento su file e dati analogici. Conviene invece investire in un software intelligente che faciliti l'organizzazione. In questo modo, lo smistamento dei file in ufficio può essere ampiamente evitato e l'ambiente di lavoro può essere reso il più possibile privo di carta.

Soluzioni software come Microsoft Outlook, Office 365 o Google Workspace sono spesso la base dell'ordine sul posto di lavoro. Gli uffici si affidano a questi programmi perché permettono un lavoro organizzato per ogni lavoratore da solo o in un team e semplificano la comunicazione con i clienti. Inoltre, c'è un software aggiuntivo per quasi tutte le aziende oggi che facilita l'organizzazione del lavoro e dell'ufficio - che si tratti di un programma per programmare gli appuntamenti negli studi medici o di un software per architetti per la documentazione delle costruzioni.

Organizzare l'ufficio a casa

Anche torri di carta che minacciano di crollare alla minima brezza dovrebbero essere evitate nell'ufficio domestico. Tieni in ordine il tuo ufficio anche a casa. I sistemi di archiviazione esistenti dovrebbero essere mantenuti il più possibile. Inoltre, è necessario prestare attenzione alla protezione dei dati quando si tratta di dati sensibili, anche nello smart working! Per saperne di più sulla protezione dei dati nello smart working.

L'organizzazione dell'ufficio include il corretto smaltimento di file e supporti dati, sia in ufficio che a casa. Anche qui ci sono alcune regole da seguire.

Organizzare l'archiviazione in ufficio con i distruggidocumenti della HSM

Quando si riordina l'ufficio, i documenti scartati e archiviati non devono essere semplicemente accumulati in un magazzino fino a quando non c'è più spazio sufficiente e si deve trovare una soluzione. Un buon sistema di archiviazione rende immediatamente chiaro quali documenti possono essere distrutti e quando.

Questo è particolarmente importante perché la legge, attraverso il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGDP), specifica esattamente per quanto tempo devono essere conservati i dati. Questo periodo di conservazione varia a seconda del tipo di documento. Una volta scaduto il termine, i file e i supporti dati possono essere smaltiti correttamente.

Quando si parla di distruzione di documenti, si pensa immediatamente ai documenti cartacei che vengono messi nel trituratore. Ma distruggere i dati può essere molto più complicato al giorno d'oggi. Le aziende hanno smesso da tempo di fare affidamento esclusivamente sui documenti cartacei. Il riordino dell'archivio comprende quindi anche lo smaltimento professionale dei supporti dati ottici, magnetici ed elettronici o dei dischi rigidi.

Distruggere i documenti analogici e archiviati

I file cartacei su cui sono memorizzati i dati non devono essere semplicemente gettati nel cestino della carta straccia. Invece, devono essere opportunamente triturati. Questa distruzione di dati può avvenire internamente o esternamente. Con la distruzione esterna dei dati, i file da distruggere vengono raccolti e consegnati a un fornitore di servizi esterno. Tuttavia, il trasporto dei file crea sempre il rischio che i dati cadano nelle mani sbagliate. Potete trovare maggiori informazioni su questo argomento nella nostra guida sulla distruzione dei dati interna vs. esterna.

Pertanto, si raccomanda la distruzione interna dei dati. Un distruggidocumenti direttamente sulla tua scrivania o in un ufficio open space ti permette di distruggere i file di carta in modo rapido e semplice. In questo modo si può raggiungere il massimo livello di protezione dei dati e allo stesso tempo organizzare l'archiviazione in ufficio.

A seconda delle dimensioni dell'ufficio, sono disponibili diversi distruggidocumenti. Per un piccolo ufficio dove da una a tre persone usano il distruggidocumenti, raccomandiamo il modello HSM SECURIO C16 a risparmio energetico. Scopri altri distruggidocumenti intelligenti per uffici di piccole e medie dimensioni, così come per uffici open space e interi reparti.

Organizzazione dell'ufficio attraverso l'eliminazione dei supporti di dati digitali e dei supporti di memorizzazione:

Anche i supporti di memorizzazione digitale scartati non devono essere semplicemente smaltiti nei rifiuti domestici, soprattutto se vi sono memorizzati dati sensibili.

I supporti di dati digitali e i supporti di memorizzazione più comuni includono:

• Supporti ottici di dati (per esempio CD)
• Supporti di dati magnetici (ad esempio dischetti, schede magnetiche)
• Supporti di dati elettronici (ad esempio, chiavette USB, carte con chip)
• Dischi rigidi

È facile tenere in ordine il tuo ufficio

La maggior parte delle persone trascorre circa quaranta ore alla settimana in ufficio o in smart working. È quindi tanto più importante che ci sia un'atmosfera di lavoro piacevole in cui le persone si sentano a proprio agio. Un posto di lavoro organizzato e ordinato gioca un ruolo importante in questo senso e permette anche un lavoro più efficiente ed economico.

I fattori che assicurano un ufficio ordinato sono una corretta gestione del tempo, una buona struttura di archiviazione dei documenti e delle cartelle, e il software giusto. Un altro aspetto estremamente importante dell'organizzazione dell'ufficio è il corretto smaltimento dei file e dei supporti di dati scartati. I distruggidocumenti e i tritadocumenti pratici e di alta qualità della HSM ti aiutano in questo.