Protezione dei dati - protezione dei dati nell' Home Office

Il fatto che lavorare in home office non solo stia diventando sempre più importante nella situazione attuale, ma sia già entrato a far parte di una nuova cultura del lavoro è dimostrato dalle statistiche da tempo. Secondo Statista, già nel 2019 quasi il 40% dei dipendenti lavorava interamente o parzialmente da casa. Probabilmente tutti possiamo immaginare come siano le statistiche in questi tempi così straordinari, dove molti dipendenti e le stesse aziende sono grati per l'opportunità di continuare a lavorare in un ambiente di lavoro protetto.

I vantaggi dello smart working/postazione di lavoro in casa sono evidenti. Il dipendente non deve più spostarsi da e verso l'ufficio, risparmiando così tempo e costi. Il livello di produttività aumenta, poiché non c'è distrazione dovuta alla presenza di altri colleghi o alla confusion di un ufficio open space. L'home office quindi favorisce un lavoro concentrato e produttivo.

Tuttavia, lavorare da casa comporta anche alcuni rischi. In particolare per quanto riguarda la protezione e la sicurezza dei dati. Le norme e i regolamenti del GDPR, in merito al trattamento ed alla protezione dei dati personali, valgono anche per il lavoro agile.

Quando si affronta il tema dell'elaborazione e della protezione dei dati nell'ufficio di casa, la questione della responsabilità si ripropone. Chi è responsabile di cosa e chi deve rendere conto in caso di violazioni? Il GDPR è davvero chiaro sulle responsabilità della gestione dei dati personali. La responsabilità è della persona che determina lo scopo e le modalità di trattamento dei dati. In un rapporto di lavoro, Il datore di lavoro è quindi responsabile. Poiché il datore di lavoro, ovvero l'azienda, è responsabile della protezione e della sicurezza dei dati, è anche responsabile civilmente e penalmente. Il dipendente non ha alcuna responsabilità esterna.

Non deve essere possibile, in nessun momento, a terzi non autorizzati di avere accesso ai dati personali. Ciò è particolarmente importante nell'home office. Anche i familiari e i parenti contano come persone non autorizzate. In particolare, se in casa non è disponibile un ufficio separato e preferibilmente chiudibile a chiave, vi è un particolare pericolo che le stampe contenenti dati personali possano essere visualizzate da altri e ciò costituirebbe quindi una violazione dell'obbligo di protezione di tali documenti.

Lasciare i documenti in giro non è l'unica cosa che viola le norme sulla protezione dei dati: lo smaltimento scorretto dei documenti, gettandoli nella normale spazzatura domestica, rappresenta una grande lacuna nella la protezione dei dati. I documenti possono essere visti e letti in qualsiasi momento da chiunque. Anche strappare i documenti a mano non è conforme alla protezione dei dati, poiché è un gioco da ragazzi ricostruire il documento strappato.

Um den Schutz von personenbezogenen Daten und Unterlagen zu gewährleisten und der Schutzpflicht nachzukommen, müssen diese DSGVO-konform vernichtet werden. Hierfür sollte jeder Mitarbeiter der auch im Homeoffice oder dem mobilen Arbeitsplatz mit personenbezogenen Daten arbeitet, einen DSGVO-konformen Aktenvernichter erhalten. Dadurch können die personenbezogenen Daten auch dort vernichtet werden wo sie entstehen und vor der Einsicht unbefugter Dritter geschützt werden.

Für Aktenvernichter die im Homeoffice genutzt werden, gelten natürlich andere Anforderungen als für Aktenvernichter, die bspw. in einem Großraumbüro genutzt werden. Vor allem die Größe des Gerätes aber auch die Lautstärke spielen eine wichtige Rolle. Das Gerät sollte kompakt sein und so wenig Platz wie möglich benötigen. Auch darf ein Aktenvernichter im Homeoffice nicht laut sein. Der wichtigste Punkt den ein Aktenvernichter für den Heimarbeitsplatz erfüllen muss, ist die DSGVO-Konformität. Nur so lässt sich der Datenschutz auch im Homeoffice garantieren.

HSM bietet eine Vielzahl an Homeoffice Aktenvernichtern, welche die speziellen Anforderungen optimal erfüllen.