Lavoro in remoto: Sfida per la protezione dei dati

Lavorare da casa sta diventando sempre più diffuso da un po' di tempo. Tuttavia, a causa della pandemia del Coronavirus in corso, molte aziende hanno dovuto fare cambiamenti molto repentini e i datori di lavoro sono stati costretti a ripensare il loro modello di lavoro. Lavorare in smart working è diventato improvvisamente lo standard in molte aziende.

Smart working, lavorare da casa, lavorare in remoto, telelavoro - la terminologia in questo contesto sta diventando sempre più varia e può causare confusione. Ci sono anche sfide per quanto riguarda la protezione dei dati: Lo smart working e le altre opzioni non si svolgono più solo sul posto di lavoro relativamente sicuro dell'azienda.

Di seguito, imparerai le differenze più importanti tra i termini e quale impatto hanno le nuove forme di lavoro sulla protezione dei dati.

Il lavoro in remoto non è solo pratico per i dipendenti che sono pendolari. Tutti i dipendenti, ma anche il datore di lavoro, beneficiano della libertà del lavoro in remoto. 

I vantaggi possono essere:

Risparmio di tempo per i pendolari e conseguente riduzione dello stress

• Maggiore motivazione e produttività dei lavoratori grazie alle nuove libertà, ad esempio il lavoro è possibile anche in viaggio
• Migliorare il lavoro di squadra attraverso una maggiore comunicazione e un'atmosfera di lavoro più rilassata
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata grazie alla riduzione dei tempi di viaggio e alla possibilità di lavorare da qualsiasi luogo

Sfide e svantaggi

La sicurezza dei dati nello smart working può già rivelarsi difficile. C'è un rischio ancora maggiore di protezione dei dati quando si lavora in remoto. Non esistono ancora basi legali o chiare linee guida e regolamenti legali per questo modello di lavoro.

Mentre c'è il rischio che persone non autorizzate della famiglia del dipendente accedano ai dati durante il telelavoro o in un ufficio domestico, questo rischio aumenta nel lavoro in remoto. Sul treno, all'aeroporto o in un caffè, è quasi impossibile controllare chi può inavvertitamente visualizzare dati sensibili o ascoltare conversazioni riservate.

Nel decidere quali attività possono essere svolte nel lavoro in remoto, il datore di lavoro deve quindi considerare attentamente. In caso di perdita di dati o di uso non autorizzato dei dati, il datore di lavoro è generalmente responsabile. 

Ci sono alcuni modi per prevenire la perdita di dati. Prima di tutto, i dipendenti dovrebbero avere accesso solo ai dati che sono assolutamente necessari per il loro lavoro. Inoltre, dovrebbero essere istruiti sui rischi di perdita dei dati e sulle precauzioni necessarie attraverso una formazione regolare sulla protezione dei dati.

Anche se non ci sono requisiti legali specifici quando si lavora da casa o in viaggio, ci sono alcune linee guida che si applicano quando si tratta di dati aziendali, a seconda che siano in forma elettronica su server o supporti dati o in forma cartacea.

Regole per il trattamento dei dati elettronici

Quando si lavora con dati che sono esclusivamente in forma elettronica, si deve osservare quanto segue fuori dall'ufficio:

• La trasmissione dei dati avviene tramite strutture informatiche e canali di comunicazione elettronica criptati.
• Una VPN (virtual private network - rete privata virtuale) è usata quando si usa un accesso pubblico a internet (specialmente Wi-Fi).
• Non è permesso lavorare da apparecchi privati.
• I computer portatili e i telefoni cellulari sono dotati di pellicole per la privacy. Le telefonate sono fatte il più possibile protette e idealmente con le cuffie.

Smart working o lavoro in remoto: Conservazione e smaltimento di supporti dati e documenti

Se un datore di lavoro tratta dati in forma cartacea o su supporti di dati durante il lavoro in remoto, anche questo richiede precauzioni speciali.

• In generale, il trasporto di documenti dovrebbe essere evitato il più possibile.
• Se non può essere evitato, i supporti dati e i documenti devono essere trasportati in cartelle e contenitori chiusi.
• I documenti e i supporti di dati non devono mai essere lasciati incustoditi.
• È obbligatorio distruggere questi supporti quando li si smaltisce. Qui, i tritadocumenti e i distruggidocumenti di HSM ti aiutano.

I datori di lavoro hanno il dovere di garantire misure organizzative e tecniche appropriate nel trattamento dei dati. I supporti dati e i documenti utilizzati in un'azienda non devono mai finire nei rifiuti domestici o nella carta straccia. Devono essere coscienziosamente distrutti e poi smaltiti per proteggere i dati che contengono.

I distruggidocumenti di alta qualità della HSM sono prodotti in Germania e impediscono che i dischi rigidi scartati, i supporti di dati digitali e altri supporti di memorizzazione finiscano nelle mani sbagliate.

I documenti cartacei vengono anche accuratamente triturati con i nostri distruggidocumenti e possono poi essere smaltiti correttamente. Questo è l'unico modo per prevenire l'accesso non autorizzato da parte di terzi, la visione non autorizzata di segreti aziendali e il furto di dati.