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Aktenvernichter-Produktratgeber:
Was es zu beachten gibt
Warum braucht man einen Aktenvernichter?
Im Umgang mit personenbezogenen Daten – egal ob zuhause oder im Büro – ist ein guter Papierschredder unabdingbar. Denn nur mithilfe eines Aktenvernichters können Dokumente mit vertraulichen Informationen wie Kontonummern, Unterschriften, Patientendaten unwiderruflich zerstört und eine Wiederherstellung der geschredderten Dokumente unmöglich gemacht werden. Dies ist durch ein Entsorgen der Akten oder Dokumente im Altpapier nicht sichergestellt und somit kann es zu Datendiebstahl und erheblichen Schäden kommen.
Auch im privaten Bereich ist man nicht vor Datendiebstahl geschützt und auch dort sollte ein Aktenvernichter für die Vernichtung von z.B. Kontoauszügen, Rechnungen, persönlichen Briefen verwendet werden.
Als Grundregel gilt: Sobald Ihr Name in einem Dokument auftaucht, gehört es in einen Papierschredder.
Seit dem Inkrafttreten der DSGVO hat das Thema „Vernichtung von personenbezogenen Daten“ nochmals an Wichtigkeit gewonnen und die Aktenvernichter noch mehr in den Fokus gesetzt - mehr zu den rechtlichen Anforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen Streifenschnitt und Partikelschnitt (auch als Kreuzschnitt oder Cross-Cut bezeichnet)?
Beim Streifenschnitt wird jedes Blatt Papier in max. 6 mm breite Streifen geschreddert. Die Länge der Streifen stimmt mit der Breite des zugeführten Papiers überein.
Dadurch lassen sich die Streifen relativ leicht wieder zusammensetzen, weshalb Aktenvernichter mit Streifenschnitt nicht für sensible Daten geeignet sind und nicht die Anforderung der DSGVO hinsichtlich der Vernichtung personenbezogener Daten erfüllen. Streifenschnitt-Aktenvernichter sind in den Sicherheitsstufen P-1 und P-2 erhältlich.
Aktenvernichter im Kreuzschnitt besitzen zwei Wellen, die gegeneinander laufen und ineinander greifen. Die scharfen Kanten der messerartigen Räder zerteilen das zugeführte Blatt längs und quer. Übrig bleiben kleinste Partikel, bei einem DIN A4 Blatt mindestens 200 Stück. Dadurch wird das Volumen des Schnittguts im Auffangbehälter deutlich reduziert, so dass dieser seltener geleert werden muss und somit zeitraubende Arbeit gespart wird.
Partikelschnitt-Aktenvernichter sind ab Sicherheitsstufen P-3 erhältlich und so vernichtete Dokumente lassen sich nicht mehr zum ursprünglichen Dokument zusammensetzen. Daher sind sie für die Vernichtung personenbezogener Daten bestens geeignet.
Aber: Wie finden Sie jetzt den richtigen Aktenvernichter?
Hierzu gilt es nur 3 Schritte zu beachten:
SCHRITT 1: SICHERHEIT
Aktenvernichter sind in verschiedene Sicherheitsstufen unterteilt. In unserer Übersicht sehen Sie die Unterschiede und finden die passende Sicherheitsstufe für Ihre Anforderung.
SCHRITT 2: ART VON DATENTRÄGERN
Daten existieren nicht nur auf Papier. Vor allem im Büro fallen personenbezogene Daten in unterschiedlichster Form an: in Papierform, auf CD, USB-Stick, Kreditkarten…
Auch dies muss bei der Auswahl des geeigneten Schredders beachtet werden.
Und keine Sorge: Heftklammern können Sie bedenkenlos in jeden HSM Aktenvernichter geben. Ausnahme sind Hochsicherheitsaktenvernichter in Sicherheitsstufe P-7.
SCHRITT 3: EINSATZBEREICH
Je nach Einsatzbereich werden andere Papierschredder empfohlen. Der Unterschied liegt in der Anzahl an Seiten, die auf einmal und über den ganzen Tag geschreddert werden können sowie in den Papierformaten.
Während kleinere Heimbüro-Aktenvernichter nach einer gewissen Betriebszeit abkühlen müssen, sind unsere Büroaktenvernichter (z.B. ab der SECURIO B-Serie) für den Dauerbetrieb ausgelegt – optimal für den Büroalltag.
TIPP: Größe des Auffangbehälters
Beachten Sie bei der Kaufentscheidung auch unbedingt die Größe des Auffangbehälters. Das mag im ersten Moment nicht relevant erscheinen, beeinflusst aber, wie häufig Sie den Auffangbehälter leeren müssen. Entscheiden Sie sich lieber für ein Gerät mit größerem Volumen als viele kleine Geräte mit geringem Auffangvolumen – das spart Zeit.
Oft unterschätzt - der Geräuschpegel eines Aktenvernichters
Bei der Beschaffung eines Aktenvernichters sollte auch Wert auf die Lautstärke in dB(A) gelegt werden. Das ist die Lautstärke, die Menschen tatsächlich wahrnehmen, angepasst an den relativen Geräuschpegel.
Besonders bei der Einrichtung eines Büroraums für mehrere Personen ist zu berücksichtigen, wie weit deren Schreibtische von Geräten wie Drucker, und Aktenvernichter entfernt sind.
Im privaten Bereich steht der Aktenvernichter gewöhnlich direkt am Schreibtisch. Daher sollte insbesondere hier darauf geachtet werden, dass Aktenvernichter den geringstmöglichen Geräuschpegel haben.
Durch die optimale Kombination von Schneidwerken und Motorelementen zeichnen sich HSM Aktenvernichter durch einen sehr niedrigen Geräuschpegel von 45 - 58 dB(A) aus, je nach Linie und Modell. Zum Vergleich: der Geräuschpegel einiger Modelle auf dem Markt kann 70-75 dB betragen!
