- HSM
- Schreddern
- Sonstiges
- Informatie over gegevensbescherming
- Beroepsgroepen
- Patiëntendossiers vernietigen
Patiëntendossiers Vernietigen –
Drie tips voor een gegevensbeschermingsconforme verwijdering in de dokterspraktijk
„Patiëntendossiers in de vuilnisbak“ –
Onjuist verwijderde gezondheidsgegevens zorgen voor negatieve krantenkoppen en schaden het vertrouwen tussen arts en patiënt. Volgens de AVG dreigen bovendien hoge boetes.
Met deze drie eenvoudige tips zit u veilig bij het vernietigen van patiëntgegevens.
1. Besteed het vernietigen van patiëntendossiers niet uit aan een externe dienstverlener
2. Vernietig de patiëntendossiers op de plek waar ze in de dokterspraktijk liggen
3. Schaf AVG-conforme documentvernietigers aan voor de dokterspraktijk
1. Besteed het vernietigen van patiëntendossiers niet uit aan een externe dienstverlener
Veel dokterspraktijken geven hun gevoelige patiëntgegevens na afloop van de wettelijke bewaartermijnen ter vernietiging aan een externe dienstverlener. Zo lijken verantwoordelijkheid en het vervelende werk uitbesteed. Het probleem: Volgens de AVG blijft de praktijk aansprakelijk bij overtredingen, zelfs als de schuld duidelijk bij de dienstverlener ligt.
Bovendien geldt: Hoe meer stations de gevoelige gegevens doorlopen, hoe groter het risico dat iemand er ongeoorloofd toegang toe krijgt – met alle gevolgen voor arts, praktijk en patiënt. Vaak worden ook de inspanning en kosten voor externe vernietiging onderschat.
Dus: Vernietig ze liever zelf!
2. Vernietig de patiëntendossiers op de plek waar ze in de dokterspraktijk liggen
Patiëntgegevens die ergens in de praktijk rondslingeren en wachten om vernietigd te worden, zijn vanuit het oogpunt van gegevensbescherming geen goed idee. Ook hier geldt: Hoe minder stations deze gevoelige gegevens doorlopen en hoe minder mensen er toegang toe hebben, hoe veiliger.
Als vuistregel wordt aanbevolen om één documentvernietiger per bureau en één voor de receptie aan te schaffen. Zo kunnen patiëntendossiers die niet meer nodig zijn direct volgens de AVG worden vernietigd. Dit vermindert bovendien de afstemmingsinspanning, voorkomt misverstanden met juridische gevolgen en creëert ruimte.
Geef datavuilnis niet uit handen – vernietig het direct ter plaatse!
3. Schaf AVG-conforme documentvernietigers aan voor de dokterspraktijk
Niet elke vernietiger is hetzelfde. Voor het vernietigen van gevoelige patiëntgegevens gelden speciale eisen voor gegevensbescherming. Dergelijke medische gegevens vallen onder Beschermingsklasse 3 van 3 zoals gedefinieerd in DIN 66399 en ISO/IEC 21964, wat betekent dat ze een zeer hoog beveiligingsniveau vereisen. Let er bij de aanschaf van documentvernietigers voor de dokterspraktijk op dat ze minimaal voldoen aan beveiligingsniveau P-5.
Dit betekent dat een DIN A4-vel wordt versnipperd in ongeveer 2.079 deeltjes. Het herstellen van een op deze manier vernietigd vel zou alleen met grote inspanning mogelijk zijn. Moderne vernietigers kunnen, afhankelijk van de uitrusting, naast papier ook andere media veilig vernietigen, zoals cd’s, USB-sticks, films en folies.
Schaf een documentvernietiger aan die voldoet aan de eisen voor gegevensbescherming!
