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Distruzione Sicura dei Documenti per Segretarie e Assistenti –
Tre risposte a domande importanti
Organizzazione, coordinamento, documentazione – le segretarie e gli assistenti di direzione gestiscono quotidianamente numerosi documenti aziendali sensibili, molti dei quali ancora su carta o altri supporti analogici. Quando non sono più necessari, devono essere smaltiti con attenzione. Ma cosa bisogna considerare per una distruzione sicura dei documenti?
Qui troverete le risposte a tre domande frequenti.
1. Quali: documenti aziendali devono essere smaltiti in modo sicuro e perché?
2. Chi: è responsabile della distruzione dei documenti?
3. Come: si eliminano i documenti in conformità alla normativa sulla protezione dei dati?
1. Quali documenti aziendali devono essere smaltiti in modo sicuro e perché?
Dal punto di vista del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i dati personali sono particolarmente sensibili. Tra questi rientrano, ad esempio, nome, indirizzo, indirizzi e-mail, numeri di conto o informazioni sull’appartenenza sindacale.
Quando assistenti e segretarie si occupano di risorse umane o contabilità, è inevitabile che documenti contenenti tali informazioni finiscano sulle loro scrivanie. È quindi fondamentale garantire che persone non autorizzate non possano accedervi o consultarli. Questo vale anche per i documenti già scartati. In caso contrario, il GDPR prevede sanzioni elevate.
Dal punto di vista aziendale, molti altri documenti possono essere considerati sensibili, ad esempio perché contengono informazioni interne. Gli assistenti e le segretarie, grazie alla loro funzione di collegamento e alla posizione di fiducia con la direzione, gestiscono spesso documenti particolarmente riservati. Quando non sono più necessari o sono scaduti i termini di conservazione previsti dalla legge, devono essere distrutti in modo sicuro per evitare accessi non autorizzati.
2. Chi è responsabile della distruzione dei documenti?
La responsabilità ricade sempre sull’azienda in cui i dati sono stati generati. Alcune imprese esternalizzano la distruzione dei documenti a fornitori specializzati perché vogliono evitare l’onere dello smaltimento e credono di trasferire così anche la responsabilità dei dati sensibili. Tuttavia, questo è un errore: in caso di violazione della normativa sulla protezione dei dati, l’azienda originaria rimane comunque responsabile secondo il GDPR. Questo vale anche se l’errore è chiaramente del fornitore. Se i documenti aziendali sensibili passano attraverso molte fasi prima della distruzione, aumenta il rischio che qualcuno nella catena vi acceda senza autorizzazione. Le conseguenze dovranno essere affrontate esclusivamente dall’azienda originaria.
3. Come si eliminano i documenti in conformità alla normativa sulla protezione dei dati?
I dati sensibili che non sono più necessari dovrebbero essere distrutti preferibilmente direttamente sul posto. Minore è il numero di persone, anche interne, che vi hanno accesso, minore è il rischio di violazioni della normativa sulla protezione dei dati. Si consiglia quindi di dotare ogni ufficio di un distruggidocumenti conforme al GDPR. Segretarie o assistenti, così come la direzione, dovrebbero disporre di un proprio dispositivo presso la loro postazione. Tutti i distruggidocumenti devono rispettare almeno il livello di sicurezza P-4, quindi essere adatti a documenti particolarmente sensibili, riservati e personali. Questi dispositivi distruggono la carta in così tanti pezzi che sarebbe praticamente impossibile ricostituirla. A seconda della dotazione, possono inoltre distruggere in modo sicuro altri supporti, come CD, pellicole o chiavette USB.
