Periodi di conservazione dei documenti privati

Secondo la legge, le aziende hanno l'obbligo di conservare determinati documenti, registri e contabilità. La situazione è diversa per i documenti privati. I periodi di conservazione previsti dal diritto commerciale o fiscale non si applicano ai privati. In generale, ci sono pochi obblighi di conservazione, ma ci sono raccomandazioni circa un periodo di conservazione che dovrebbe essere osservato anche per alcuni documenti privati. Ciò vale, ad esempio, per i documenti facenti parte di una dichiarazione dei redditi, fatture e documenti bancari.

Il periodo di conservazione dei documenti fiscali dei privati dovrebbe essere almeno fino a quando l'accertamento fiscale è stato ricevuto, poiché l'ufficio delle imposte può richiedere i documenti di supporto in qualsiasi momento.  Anche l'avviso di accertamento fiscale dovrebbe essere conservato, in quanto può essere utilizzato anche come prova del livello di reddito.

I lavoratori ad alto reddito con un reddito superiore a 500.000 euro all'anno sono tenuti per legge a conservare le ricevute e i registri fino a 6 anni.

Il periodo di conservazione dei documenti bancari privati dovrebbe essere di almeno 3 anni. Questo include anche il periodo di conservazione degli estratti conto. Gli estratti conto e i registri bancari dovrebbero quindi essere conservati per almeno tre anni, in quanto possono servire come prova, soprattutto per gli acquisti più grandi. Ma non solo nel caso di grandi acquisti, anche nel caso di pagamenti regolari come l'affitto, gli estratti conto possono servire come prova dei pagamenti effettuati, ed è per questo che si raccomanda un periodo di conservazione di almeno tre anni per i documenti bancari e gli estratti conto.    

Esiste un obbligo di ritenzione per le fatture private nel caso delle fatture degli artigiani. Questo obbligo di tenere una fattura privata vale per tutti ed è di 2 anni. L'obbligo di archiviare le fatture degli artigiani privati esiste quindi per poter provare in caso di dubbio che tutto è stato fatto correttamente. Tuttavia, è anche consigliabile conservare altre fatture private per 2 anni, poiché l'obbligo di garanzia legale scade solo dopo due anni. Lo stesso vale per i contratti di acquisto, le ricevute di cassa e i documenti di garanzia.