- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Grupy Zawodowe
- Niszczenie danych w administracji
Niszczenie Dokumentów w Administracji –
Trzy dostosowania dla procesów zgodnych z RODO
Wymogi RODO stawiają przed urzędami miejskimi i powiatowymi ogromne wyzwania: Niemal każdy pracownik codziennie pracuje z poufnymi lub danymi osobowymi. Gdy nie są już potrzebne, muszą zostać prawidłowo zniszczone. W przypadku błędów grożą nie tylko wysokie kary finansowe, ale także poważne szkody wizerunkowe.
Dzięki tym trzem działaniom uczynisz niszczenie dokumentów w administracji zgodnym z RODO.
1. Jak: Niszczyć dokumenty wewnętrznie w administracji
2. Gdzie: Niszczyć dokumenty bezpośrednio w miejscu pracy
3. Czym: Urządzenia zgodne z RODO do niszczenia dokumentów w administracji
1. Jak: Niszczyć dokumenty wewnętrznie w administracji
Urzędy miejskie i powiatowe ponoszą odpowiedzialność za to, aby osoby nieuprawnione nie miały dostępu do ich wrażliwych danych – niezależnie od tego, czy dane są właśnie tworzone, czy przeznaczone do zniszczenia. Jeśli podczas niszczenia dokumentów dojdzie do naruszenia przepisów o ochronie danych, administracja zawsze ponosi odpowiedzialność. Nie ma znaczenia, czy naruszenie zostało popełnione przez własnych pracowników, czy przez usługodawcę zajmującego się utylizacją.
Taka zewnętrzna utylizacja powoduje jednak, że wrażliwe dokumenty przechodzą przez dodatkowe etapy, co zwiększa ryzyko nieuprawnionego dostępu. Dlatego dla administracji najbezpieczniejszą opcją jest niszczenie dokumentów wewnętrznie przy użyciu odpowiednich urządzeń. Ponadto nie należy lekceważyć kosztów i nakładu pracy związanego z zatrudnieniem i nadzorem nad usługodawcą.
2. Gdzie: Niszczyć dokumenty bezpośrednio w miejscu pracy
Dokumenty osobowe lub inne poufne akta, które nie są już potrzebne w urzędach miejskich lub powiatowych, nie powinny być przechowywane przez dłuższy czas ani przechodzić przez niepotrzebnie wiele działów wewnętrznych przed ich zniszczeniem – ze względu na ochronę danych. Im mniej osób ma do nich dostęp, tym bezpieczniej. Nawet wewnętrzne błędy lub nieporozumienia mogą łatwo prowadzić do naruszeń ochrony danych.
Dlatego wrażliwe dokumenty najlepiej niszczyć od razu w miejscu ich powstania. W tym celu administracja musi być wyposażona w odpowiednią liczbę odpowiednich niszczarek dokumentów. Ogólna zasada: jedna niszczarka na biuro i jedna centralna dla działu dowodów osobistych/paszportów.
3. Czym: Urządzenia zgodne z RODO do niszczenia dokumentów w administracji
Niszczarki dokumentów dla urzędów miejskich lub powiatowych powinny mieć poziom bezpieczeństwa P-5 lub wyższy zgodnie z normą DIN 66399 lub ISO/IEC 21964 i oprócz papieru powinny móc niszczyć dokumenty tożsamości zgodnie z normą DIN.
Do niszczenia paszportów nowa instrukcja zarządzania paszportami (PassVwV) wymaga stosowania niszczarki o poziomie bezpieczeństwa E-4 / P-5, aby również spersonalizowany chip został bezpiecznie zniszczony.
Przy wyborze niszczarek dokumentów dla administracji należy również zwrócić uwagę na wydajność: odpowiednio wyposażone urządzenia mogą niezawodnie i zgodnie z przepisami o ochronie danych niszczyć duże ilości papieru.
