- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Профессиональные группы
- Уничтожение Документов в Администрации
Уничтожение Документов в Администрации–
Три изменения для процессов, соответствующих требованиям GDPR
Требования GDPR создают огромные трудности для районных и городских администраций: Практически каждый сотрудник ежедневно работает с конфиденциальными или персональными документами. Когда они больше не нужны, их необходимо правильно уничтожить. Ошибки могут привести не только к крупным штрафам, но и к серьезному ущербу репутации.
С помощью этих трех мер вы сделаете уничтожение документов в администрации соответствующим требованиям GDPR.
1. Как: Уничтожать документы внутри администрации
2. Где: Уничтожать документы прямо на рабочем месте
3. Чем: Устройства, соответствующие требованиям GDPR, для уничтожения документов в администрации
1. Как: Уничтожать документы внутри администрации
Районные и городские администрации несут ответственность за то, чтобы посторонние лица не получили доступ к их конфиденциальным данным – независимо от того, создаются ли эти данные или уже предназначены для уничтожения. Если при уничтожении документов нарушаются требования по защите данных, администрации всегда несут ответственность. При этом не имеет значения, совершено ли нарушение собственными сотрудниками или подрядчиком, занимающимся утилизацией.
Такая внешняя утилизация приводит к тому, что конфиденциальные документы проходят дополнительные этапы, что увеличивает риск несанкционированного доступа. Поэтому для администрации самым безопасным вариантом является уничтожение документов внутри организации с использованием соответствующих устройств. Кроме того, не следует недооценивать затраты и усилия, связанные с привлечением и контролем подрядчика.
2. Где: Уничтожать документы прямо на рабочем месте
Персональные или иные конфиденциальные документы, которые больше не нужны в городских или районных администрациях, не должны храниться длительное время или проходить через лишние внутренние отделы перед уничтожением — по соображениям защиты данных. Чем меньше людей имеют к ним доступ, тем безопаснее. Даже внутренние ошибки или недоразумения могут легко привести к нарушению требований по защите данных.
Поэтому конфиденциальные документы лучше всего уничтожать сразу там, где они появляются. Для этого администрация должна быть оснащена достаточным количеством подходящих уничтожителей документов. Общее правило: один шредер на офис и один центральный для отдела удостоверений личности/паспортов.
3. Чем: Устройства, соответствующие требованиям GDPR, для уничтожения документов в администрации
Шредеры для городских или районных администраций должны иметь уровень безопасности P-5 или выше в соответствии со стандартом DIN 66399 или ISO/IEC 21964 и, помимо бумаги, уметь уничтожать удостоверения личности в соответствии с DIN.
Для уничтожения паспортов новое положение об управлении паспортами (PassVwV) требует использования шредера с уровнем безопасности E-4 / P-5, чтобы персонализированный чип также был надежно уничтожен.
При выборе уничтожителей документов для администрации следует также учитывать производительность: соответствующим образом оснащенные устройства могут надежно уничтожать большие объемы бумаги в соответствии с требованиями защиты данных.
