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Destruction de Documents dans les Banques –
Trois Recommandations pour des Processus Sécurisés et Efficaces
Les banques travaillent encore avec de nombreux documents papier. Les données clients générées sont presque toujours personnelles. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, elles ne doivent pas simplement être jetées à la poubelle pour des raisons de protection des données. Sinon, des amendes élevées peuvent être infligées. Cela place les banques devant un dilemme : comment gérer les déchets de données de manière rapide et économique sans négliger la sécurité.
Ces trois recommandations permettent d’optimiser les processus liés à la destruction des documents :
1. Ne pas externaliser la destruction des documents de la banque à un prestataire
2. Choisir des destructeurs de documents avec le niveau de sécurité approprié pour la banque
3. Équiper la banque d’un nombre suffisant de destructeurs de documents
1. Ne pas externaliser la destruction des documents de la banque à un prestataire
De nombreuses banques confient la destruction de documents sensibles à des prestataires pour des raisons supposées de coûts et d’efficacité, une fois les délais légaux de conservation expirés ou lorsque les données ne sont plus nécessaires pour d’autres raisons. Cependant, en cas de violation de la protection des données, la banque reste responsable conformément au RGPD, même si l’élimination est effectuée par un prestataire externe. Cela s’applique même lorsque la faute incombe clairement au prestataire. Le risque d’une telle violation augmente également à chaque étape supplémentaire que ces données sensibles traversent avant leur destruction. De plus, la charge liée à la destruction des documents ne peut pas être entièrement externalisée. Par exemple, conformément au RGPD, la banque est tenue de vérifier régulièrement si le prestataire respecte le contrat. L’élimination externe entraîne également des coûts récurrents souvent sous-estimés. Il est donc non seulement plus sûr, mais aussi généralement plus efficace et économique pour les banques de détruire les documents en interne et d’investir dans des destructeurs adaptés.
2. Choisir des destructeurs de documents avec le niveau de sécurité approprié pour la banque
Lors de l’achat de destructeurs de documents pour les banques, il convient de veiller à ce qu’ils respectent au moins le niveau de sécurité P-5 conformément à la norme ISO/IEC 21964 (DIN 66399). C’est la seule manière de garantir que même les documents très sensibles soient détruits en conformité avec le RGPD.
Lors du choix des appareils appropriés, il faut également tenir compte du volume de données à éliminer régulièrement dans la banque et sélectionner des modèles offrant la performance adéquate. L’équipement est aussi un critère important : De nombreux destructeurs peuvent désormais détruire, en plus du papier, d’autres supports tels que les supports de données électroniques, conformément aux exigences de protection des données. Des appareils adaptés assurent des processus efficaces de destruction des documents car ils couvrent toutes les fonctions nécessaires.
3. Die Bank mit genügend Aktenvernichtern ausstatten
Werden nicht mehr benötigte Akten über längere Zeit in der Bank gelagert oder von einer Abteilung in die nächste gebracht, wächst das Risiko dafür, dass sie durch Absicht oder Missverständnis von Unbefugten eingesehen oder falsch entsorgt werden – mit allen datenschutzrechtlichen Konsequenzen.
Deshalb sollten Banken ihre Prozesse so optimieren, dass möglichst wenige Personen auf solche Daten zugreifen können. Es empfiehlt sich für das Backoffice einen Aktenvernichter pro Büro, mindestens jedoch einen auf jedem Flur bereitzustellen. So können nicht mehr benötigte Unterlagen sofort DSGVO-konform entsorgt werden. Das macht die Bank-internen Prozesse bei der Aktenvernichtung sicherer, senkt den Abstimmungsaufwand und erfordert nicht zuletzt auch weniger Lagerfläche.
