- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Профессиональные группы
- Уничтожение Документов в Банках
Уничтожение Документов в Банках –
Три Рекомендации для Безопасных и Эффективных Процессов
Банки до сих пор работают с большим количеством бумажных документов. Данные клиентов, которые при этом обрабатываются, почти всегда являются персональными. Когда они больше не нужны, их нельзя просто выбросить в мусор по причинам защиты данных. В противном случае грозят крупные штрафы. Это ставит банки перед дилеммой: как обращаться с «мусором данных» быстро и экономично, не пренебрегая безопасностью.
Эти три рекомендации помогут оптимизировать процессы, связанные с уничтожением документов:
1. Не передавать уничтожение документов банка стороннему подрядчику
2. Выбирать уничтожители документов с соответствующим уровнем безопасности для банка
3. Оснастить банк достаточным количеством уничтожителей документов
1. Не передавать уничтожение документов банка стороннему подрядчику
Многие банки поручают уничтожение конфиденциальных документов сторонним подрядчикам по мнимым причинам экономии и эффективности, когда истекают установленные законом сроки хранения или данные больше не нужны по другим причинам. Однако в случае нарушения правил защиты данных банк остается ответственным в соответствии с GDPR, даже если уничтожение осуществляется внешней организацией. Это касается даже тех случаев, когда вина явно лежит на подрядчике. Риск такого нарушения также увеличивается с каждым дополнительным этапом, через который проходят эти конфиденциальные данные до их уничтожения. Кроме того, усилия, связанные с уничтожением документов, нельзя полностью передать на аутсорсинг. Например, согласно GDPR, банк обязан регулярно проверять, соблюдает ли подрядчик условия договора. Внешняя утилизация также вызывает повторяющиеся расходы, которые часто недооцениваются. Поэтому для банков не только безопаснее, но и, как правило, эффективнее и дешевле уничтожать документы внутри компании и приобретать подходящие уничтожители документов.
2. Выбирать уничтожители документов с соответствующим уровнем безопасности для банка
При покупке уничтожителей документов для банков необходимо убедиться, что они соответствуют как минимум уровню безопасности P-5 согласно ISO/IEC 21964 (DIN 66399). Только так можно гарантировать, что даже документы с высокой степенью конфиденциальности будут уничтожены в соответствии с требованиями GDPR.
При выборе подходящих устройств следует также учитывать предполагаемый объем данных, которые необходимо регулярно уничтожать в банке, и выбирать модели с соответствующей производительностью. Важным критерием является также оснащение: Многие шредеры сегодня могут уничтожать не только бумагу, но и другие носители, такие как электронные носители данных, в соответствии с требованиями защиты данных. Подходящие устройства обеспечивают эффективные процессы уничтожения документов, так как они охватывают все необходимые функции.
3. Оснастить банк достаточным количеством уничтожителей документов
Если документы, которые больше не нужны, долго хранятся в банке или перемещаются из одного отдела в другой, возрастает риск того, что они будут просмотрены посторонними лицами—умышленно или по ошибке—или неправильно уничтожены, что повлечет за собой все последствия, связанные с защитой данных.
Поэтому банкам следует оптимизировать свои процессы так, чтобы как можно меньше людей имели доступ к таким данным. Рекомендуется установить один уничтожитель документов в каждом офисе бэк-офиса или как минимум один на каждом этаже. Таким образом, ненужные документы могут быть уничтожены сразу в соответствии с требованиями GDPR. Это делает внутренние процессы уничтожения документов более безопасными, снижает затраты на координацию и, кроме того, требует меньше места для хранения.
